L’ADAPTATION DES PROCEDURES ANNUELLES DES SOCIETES EN PERIODE DE CONFINEMENT SANITAIRE

Dans le contexte de la crise du Covid-19 et des mesures adoptées pour lutter contre la propagation de ce virus, plusieurs ordonnances du 25 mars 2020 apportent des dérogations temporaires et exceptionnelles de nature à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement. Les sociétés agricoles sont concernées par ces mesures. Le réseau RURANOT vous présente les points essentiels de ces mesures.

Mesures intéressant les assemblées générales des associés et organes délibérant

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé pendant cette période de restriction des déplacements et au-delà, puisque l’ordonnance précise que le dispositif est applicable aux réunions « tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 ».

Sont concernées toutes les personnes morales, quelle que soit leur forme, civile ou commerciale. Les GAEC, EARL, SCEA, SCI, GFA, groupements forestiers, coopératives mais aussi les SARL, SAS, GIE sont concernés par ce dispositif temporaire.

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L’article 4 de l’ordonnance précise qu’une assemblée générale peut se tenir « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement », si cette assemblée a été convoquée alors que des mesures administratives restreignent ou interdisent les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. Ces réunions sont qualifiées d’assemblées générales à huis-clos.

L’article 5 poursuit en autorisant la participation à ces assemblées générales par « conférence téléphonique ou audiovisuelle » permettant l’identification des participants. Ce mode de participation à distance est général et trouve à s’appliquer même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas.

Ces mêmes mesures d’exception sont applicables aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction.

Mesures intéressant l’approbation des comptes annuels

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 adapte les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l‘approbation et la publication des comptes annuels en allongeant notamment les délais accordés pour approuver les comptes annuels et les déposer au greffe du tribunal de commerce.

Sont ici également concernées toutes les sociétés dont les comptes sont clôturés entre le 30 septembre 2019 et le 24 juin 2020, et qui n’ont pas fait l’objet d’une approbation avant le 12 mars 2020.

Rappelons que toute société est tenue de faire approuver chaque année ses comptes, par l’assemblée générale des associés réunie dans les 6 mois de la clôture de l’exercice précédent. Cette approbation doit faire l’objet d’un procès-verbal. La procédure d’approbation des comptes appartient au dirigent de la société, et à lui seul. Cette procédure permet notamment aux associés de contrôler la gestion de la société par ses dirigeants et de décider de la future orientation de la société.

Une fois les comptes clos, il revient au gérant ou président de la société d’établir un rapport de gestion, qui permet notamment de faire état de la gestion passée, des événements importants survenus depuis la dernière clôture des comptes, de présenter les comptes et de faire état de la situation financière. C’est également l’occasion de faire état de l’évolution prévisible de la situation de la société et des perspectives.

Une fois les comptes approuvés, certaines sociétés sont tenues de déposer ces comptes au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent dans le mois qui suit la décision d’approbation des comptes. Cette formalité est obligatoire pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, …), pas pour les sociétés civiles (SCEA, EARL, GFA, SCI, …). L’ordonnance 2020-318 accorde un délai supplémentaire de 3 mois pour réunir l’assemblée générale des associés qui approuvera les comptes.

L’absence de tenue d’une assemblée générale dont le but et d’approuver les comptes est passible d’une amende de 1.500 €, tout comme l’absence de dépôt des comptes annuels est également passible d’une amende de 1.500 €.

Si le secret de vos comptes fait partie de votre stratégie, vous avez la possibilité, sous certaines conditions, de solliciter la confidentialité de vos comptes. A défaut, ils seront publics et consultables sur infogreffe. Attention, cette option ne vous dispense pas de l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Bien rédiger sa déclaration de confidentialité est essentiel.

Les notaires du réseau RURANOT sont à votre disposition pour vous aider à accomplir toutes ces démarches. N’hésitez pas à les consulter.